Un déménagement d’entreprise est un événement pour l’ensemble des collaborateurs. Pour que tout se passe au mieux, et surtout que l’activité de l’entreprise ne soit pas négativement impactée, il faut être particulièrement bien organisé. Voici quelques conseils.
Anticiper le déménagement
Pour réussir le déménagement d’une entreprise, il faut parfaitement anticiper les différentes étapes qui le compose. Et la tâche est grande ! Il faut préparer le transfert du mobilier et de tous les outils de travail, continuer à assurer les différents services de l’entreprise et enfin préparer les nouveaux locaux professionnels pour reprendre immédiatement le travail.
Il est important de ne donner son préavis que quand les nouveaux locaux sont trouvés et surtout que le bail est signé. Il faut aussi prévoir tous les travaux des nouveaux locaux avant l’arrivée des collaborateurs.
Une organisation à tous les niveaux
Un déménagement d’entreprise s’organise à plusieurs niveaux. Le premier est bien sûr l’archivage de tous les documents. Il est important de créer une équipe qui sera dédiée à cette tâche. Elle pourrait se composer d’une personne provenant de chaque service. Il faut ensuite faire le point sur le mobilier qui sera transféré et le parc informatique. Il est impératif de ne pas tout emmener en même temps si l’on souhaite ne pas interrompre l’activité. Il est possible de désigner une personne en charge du déménagement dans chaque service. Celle-ci s’assurera du bon déroulement des événements et pendra en charge les imprévus.
Prévenir tous les collaborateurs
Il est important de tenir informé l’ensemble des collaborateurs à savoir le personnel, les fournisseurs, les sous-traitants et les clients, du déménagement prochain de l’entreprise. Ainsi, tous pourront prendre leurs dispositions.
Cependant, même si tout le monde est informé, il faut assurer une permanence téléphonique et répondre à l’ensemble des mails. Pour y parvenir, il est judicieux une fois encore de créer une équipe qui pourra se consacrer à cette tâche et lui garantir un accès permanence aux logiciels mais aussi aux différents moyens de communication (téléphone, Internet, etc.).
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